Mais conduire un entretien n’est pas une tâche facile ; elle requiert une préparation minutieuse, une exécution réfléchie et un suivi consciencieux. Dans le contexte français, avec ses spécificités culturelles et légales, cette tâche devient encore plus complexe. Par exemple, certaines questions couramment posées lors d’entretiens aux États-Unis pourraient être considérées comme discriminatoires en France.

C’est dans cette optique que ce guide a été conçu. Il vise à offrir aux recruteurs, aux responsables des ressources humaines et aux managers une vision complète et détaillée des meilleures pratiques pour conduire des entretiens d’embauche en France. Nous aborderons tout, de la préparation en amont à la conduite de l’entretien, en passant par les contraintes légales spécifiques au marché français.

Que vous soyez un recruteur débutant ou expérimenté, ce guide vous fournira les outils et les connaissances nécessaires pour mener des entretiens efficaces et équitables, et pour sélectionner les candidats les plus qualifiés pour votre organisation.

1.   Préparation de l’entretien de recrutement en amont

1.1. Définition des besoins et des critères de sélection

Avant même de penser à conduire un entretien, la première étape cruciale consiste à définir précisément les besoins de votre entreprise et les critères de sélection pour le poste à pourvoir. Cette démarche vous permettra de cibler les compétences, les qualifications et les traits de caractère indispensables pour le poste en question. Il est conseillé de travailler en étroite collaboration avec les équipes concernées, et notamment avec le manager direct du futur employé, pour déterminer ces critères. Ainsi, vous aurez un cadre clair pour évaluer les candidats et pour élaborer les questions d’entretien.

1.2. Conception du processus d’entretien

Une fois les critères de sélection établis, l’étape suivante est de concevoir le processus d’entretien lui-même. Cela inclut plusieurs éléments :

– Le nombre d’entretiens : Un seul entretien est-il suffisant, ou plusieurs tours seront-ils nécessaires ?

– Les méthodes d’évaluation : Allez-vous utiliser des tests techniques, des études de cas, des simulations ou d’autres méthodes en plus de l’entretien oral ?

– La durée de chaque entretien : Un entretien trop court peut ne pas vous donner suffisamment de temps pour évaluer correctement un candidat, tandis qu’un entretien trop long peut être contre-productif.

Il peut être utile de créer un guide ou une check-list pour les intervieweurs, afin de garantir que le processus soit cohérent et équitable pour tous les candidats.

1.3. Formation des intervieweurs

Il ne suffit pas de concevoir un excellent processus si ceux qui sont chargés de le mettre en œuvre ne sont pas bien préparés. La formation des intervieweurs est donc une étape clé de la préparation. Cette formation peut aborder plusieurs sujets, tels que :

– Comment poser des questions ouvertes et fermées : Les questions ouvertes encouragent le candidat à partager davantage d’informations, tandis que les questions fermées sont utiles pour obtenir des réponses spécifiques.

– Comment éviter les questions discriminatoires : Il est crucial de connaître les lois françaises concernant la discrimination à l’embauche pour éviter toute question qui pourrait être jugée inappropriée ou illégale.

– Comment évaluer les réponses des candidats : Il est important de savoir comment noter ou classer les réponses pour pouvoir comparer les candidats de manière objective.

En investissant du temps et des ressources dans la formation des intervieweurs, vous augmentez vos chances de mener des entretiens réussis et de sélectionner le candidat le plus qualifié pour le poste.

2.   Constitution du panel d’intervieweurs

2.1. Choix des personnes impliquées

 La constitution d’un panel d’intervieweurs adapté est une étape souvent négligée, mais pourtant cruciale dans le processus d’embauche. En France, il est courant d’inclure non seulement des responsables des ressources humaines et le manager direct, mais aussi d’autres membres de l’équipe avec lesquels le futur employé sera amené à travailler. Ce choix est important car chaque personne apportera un point de vue différent, permettant ainsi d’évaluer le candidat sous plusieurs angles.

2.2. Rôle de chacun dans l’entretien

Chaque intervieweur doit avoir un rôle bien défini pour éviter les redondances et maximiser la couverture des différents critères de sélection. Par exemple, alors que le manager direct peut se concentrer sur les compétences techniques et l’adéquation au poste, un membre de l’équipe RH pourrait davantage se focaliser sur la culture d’entreprise et les traits de caractère du candidat.

Il peut être utile d’organiser une réunion préliminaire avec tous les intervieweurs pour définir ces rôles et s’assurer que chacun sait ce qu’il doit évaluer. Cette réunion est également l’occasion de partager la check-list ou le guide d’entretien mentionné dans le chapitre précédent.

En prenant soin de bien constituer et préparer votre panel d’intervieweurs, vous mettez toutes les chances de votre côté pour un processus d’embauche réussi.

3.   Préparation des questions

3.1. Types de questions

 La préparation des questions à poser lors de l’entretien est une étape cruciale pour obtenir les informations nécessaires à une évaluation précise du candidat. En France, comme ailleurs, il existe plusieurs types de questions que vous pouvez poser :

 – Questions comportementales : Ces questions visent à comprendre comment le candidat a agi dans des situations passées, ce qui est souvent un bon indicateur de son comportement futur. Exemple : « Pouvez-vous me donner un exemple où vous avez dû gérer un conflit au sein de votre équipe ? »

– Questions techniques ou métier : Ces questions évaluent les compétences spécifiques du candidat par rapport au poste. Exemple pour un poste de développeur : « Pouvez-vous expliquer ce qu’est une jointure SQL ? »

 – Questions d’ordre général : Ces questions permettent de comprendre les motivations du candidat, ses ambitions et son adéquation avec la culture d’entreprise. Exemple : « Pourquoi avez-vous choisi de postuler dans notre entreprise ? »

3.2. Questions à éviter

En France, certaines questions sont à proscrire car elles peuvent être considérées comme discriminatoires. Il s’agit notamment des questions relatives à :

 – L’état civil ou la situation familiale

– L’origine ethnique ou nationale

– Les convictions religieuses

– L’orientation sexuelle

– L’état de santé ou le handicap

Il est essentiel de se familiariser avec les lois et régulations françaises en la matière pour éviter toute faute.

La préparation des questions est une étape qui doit être menée avec soin pour garantir un entretien d’embauche efficace et conforme aux normes légales. Un bon ensemble de questions vous permettra d’évaluer de manière complète et objective les candidats, tout en respectant les contraintes légales et éthiques.

4.   Le jour J : conduite de l’entretien de recrutement

4.1. Accueil du candidat

 L’accueil du candidat est souvent la première interaction en face-à-face entre le candidat et votre entreprise. Un accueil chaleureux et professionnel peut mettre le candidat à l’aise et influencer positivement sa perception de l’entreprise. En France, une poignée de main est généralement la norme pour accueillir un candidat. Assurez-vous également que la salle d’entretien est prête et que tous les équipements nécessaires (ordinateurs, tableaux blancs, etc.) sont en place.

4.2. Structure de l’entretien

 Un entretien structuré permet de garantir que tous les candidats sont évalués de manière équitable et selon les mêmes critères. Une structure typique pourrait ressembler à ce qui suit : 

1. Introduction et présentation de l’entreprise : Donnez un aperçu rapide de l’entreprise et du poste.
2. Questions d’entretien : Passez aux questions préparées, en prenant des notes pour chaque réponse.
3. Questions du candidat : Laissez du temps à la fin pour que le candidat puisse poser ses propres questions.
4. Conclusion et prochaines étapes : Informez le candidat de ce qu’il peut attendre ensuite.

4.3. Évaluation du candidat

 L’évaluation doit être réalisée sur la base des critères de sélection définis en amont. Il est important que tous les intervieweurs complètent leurs évaluations immédiatement après l’entretien pour garantir que leurs impressions sont fraîches et non biaisées. Certains outils d’évaluation, comme des grilles d’évaluation ou des formulaires, peuvent aider à structurer cette phase.

 La conduite de l’entretien est une étape cruciale qui nécessite une préparation et une exécution soignées. En suivant une structure claire et en évaluant les candidats de manière équitable et objective, vous maximiserez vos chances de trouver le candidat le plus adapté au poste et à la culture de votre entreprise.

5.   Les entretiens à distance

5.1. Préparation technique

 À l’ère du numérique, et surtout depuis la pandémie de COVID-19, les entretiens à distance sont devenus de plus en plus courants. Il est crucial de s’assurer que la technologie ne soit pas un obstacle pendant l’entretien. Assurez-vous que : 

– La connexion Internet est stable et rapide des deux côtés.

– La caméra, le microphone et les haut-parleurs fonctionnent correctement.

– Le logiciel de visioconférence est installé et testé à l’avance.

Il est recommandé d’envoyer au candidat toutes les instructions nécessaires pour se connecter à l’appel vidéo quelques jours avant l’entretien.

5.2. Différences et spécificités par rapport aux entretiens en personne

 Conduire un entretien à distance présente quelques différences par rapport à un entretien en personne : 

– Communication non verbale : Certains signaux non verbaux peuvent être plus difficiles à percevoir lors d’un entretien vidéo. Vous devrez peut-être faire plus d’efforts pour décrypter le langage corporel ou l’intonation.

 – Distractions : Les distractions peuvent être plus nombreuses lors d’un entretien à distance, surtout si le candidat est chez lui. Il peut être utile de rappeler au début de l’entretien l’importance de se trouver dans un environnement calme et sans distractions.

 – Horaires : Étant donné que les entretiens à distance éliminent le temps de déplacement, il peut être tentant de les programmer plus étroitement. Toutefois, il est important de laisser suffisamment de temps entre deux entretiens pour éviter la fatigue et pour permettre un débriefing avec les autres membres du panel d’intervieweurs.

Les entretiens à distance offrent flexibilité et commodité, mais ils nécessitent une préparation et une réalisation soignées pour s’assurer que le processus est aussi efficace et équitable que les entretiens en personne.

6.   Contraintes légales en France

6.1. Protection des données personnelles (RGPD)

En France, comme dans toute l’Union européenne, la protection des données personnelles est réglementée par le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela signifie que toutes les données collectées pendant l’entretien doivent être sécurisées et ne peuvent être utilisées que pour les fins pour lesquelles elles ont été collectées. Il est également important d’informer le candidat de la manière dont ses données seront utilisées et conservées.

6.2. Non-discrimination

La législation française interdit la discrimination à l’embauche sur des critères tels que l’âge, le sexe, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, etc. Veillez donc à éviter toute question qui pourrait être perçue comme discriminatoire. Il est recommandé de se familiariser avec les dispositions légales en matière de non-discrimination pour s’assurer que l’entretien est conduit de manière équitable.

6.3. Respect de la vie privée

La vie privée est un droit fortement protégé en France. Il est donc crucial de s’assurer que les questions posées pendant l’entretien sont strictement professionnelles et pertinentes pour le poste à pourvoir. Par exemple, il serait inapproprié de poser des questions sur la vie personnelle du candidat qui n’ont pas de rapport direct avec ses compétences ou son aptitude à exercer le poste en question. Sur le site economie.gouv.fr, il est précisé : « N’oubliez pas que, conformément à l’article L 121-6 du code du travail, seules les questions d’ordre professionnel, concernant des compétences nécessaires à l’exercice de ses fonctions, sont autorisées.«  

Le respect des contraintes légales n’est pas seulement une obligation, mais aussi une opportunité de montrer que votre entreprise est une organisation responsable et éthique. En vous conformant scrupuleusement aux lois et régulations, vous protégez non seulement votre entreprise contre d’éventuels litiges, mais vous contribuez également à créer un environnement de travail plus inclusif et respectueux.

7.   Exemples de questions lors d’un entretien de recrutement

Pour vous aider dans la préparation de vos entretiens, voici quelques exemples de questions que vous pourriez poser, classées par catégorie :

7.1. Questions comportementales :

1. Pouvez-vous me donner un exemple d’une situation où vous avez dû résoudre un problème complexe au travail ?
2. Parlez-moi d’un moment où vous avez dû travailler en équipe. Comment avez-vous contribué au succès du groupe ?
3. Racontez-moi une expérience où vous avez dû gérer un client difficile.
4. Avez-vous déjà eu à prendre une décision impopulaire ? Comment avez-vous géré la situation ?
5. Pouvez-vous me donner un exemple où vous avez fait preuve d’initiative ?

7.2. Questions techniques 

7.2.1.  Pour un poste en marketing 

1. Comment mesureriez-vous le retour sur investissement d’une campagne publicitaire ?
2. Comment utilisez-vous les données pour orienter vos stratégies marketing ?
3. Quelle a été la campagne de marketing la plus réussie que vous ayez jamais dirigée et pourquoi ?

7.2.2.  Pour un poste en ingénierie  

1. Pouvez-vous expliquer ce qu’est la méthode Agile ?
2. Comment gérez-vous les erreurs dans votre code ?
3. Pouvez-vous me donner un exemple de projet où vous avez dû utiliser des principes d’ingénierie pour résoudre un problème complexe ?

7.2.3.  Questions d’ordre général  

1. Quelles sont vos attentes en termes de salaire ?
2. Comment vous voyez-vous évoluer au sein de notre entreprise ?
3. Qu’est-ce qui vous motive le plus dans votre travail ?
4. Pouvez-vous me parler de votre expérience avec le télétravail ?
5. Quels sont vos objectifs professionnels à court et à long terme ?

 Ces questions sont conçues pour vous offrir un large éventail d’options adaptées à différents types de postes et de candidats. N’hésitez pas à les adapter en fonction des spécificités du poste à pourvoir et des besoins de votre entreprise.

8.   Après l’entretien

8.1.  Débriefing interne

 Une fois l’entretien terminé, il est essentiel de se réunir avec le panel d’intervieweurs pour un débriefing. Cette étape permet de rassembler les impressions de chacun et de procéder à une évaluation collective du candidat. Il est recommandé de faire ce débriefing le plus rapidement possible après l’entretien pour que les souvenirs soient encore frais. Utilisez les critères de sélection définis en amont comme base pour évaluer le candidat de manière objective.

8.2. Communication avec le candidat

 La communication avec le candidat après l’entretien est tout aussi importante que la préparation et la conduite de l’entretien elles-mêmes. En France, il est courtois de faire un suivi rapide, généralement dans les quelques jours suivant l’entretien, même si c’est pour informer le candidat que le processus prend plus de temps que prévu. Ce suivi peut être effectué par e-mail ou par téléphone, selon le niveau d’interaction que vous souhaitez maintenir.

8.3. Vérification des références

La vérification des références est souvent la dernière étape avant l’embauche et ne doit pas être négligée. Assurez-vous de contacter les références fournies par le candidat pour obtenir une vision complète de ses compétences et de son comportement dans un contexte professionnel. Notez que, conformément aux lois françaises, vous devez obtenir le consentement du candidat avant de contacter ses références.

 Le travail ne s’arrête pas lorsque l’entretien est terminé. Le débriefing, la communication avec le candidat et la vérification des références sont des étapes cruciales pour s’assurer que le candidat retenu est non seulement compétent, mais également une bonne adéquation pour l’entreprise sur le long terme.

9.   Erreurs à éviter lors d’en entretien de recrutement

Même avec la meilleure préparation, des erreurs peuvent survenir pendant l’entretien. En voici quelques-unes à éviter :

– Manque de préparation : Ne pas être préparé donne une mauvaise impression et peut vous faire passer à côté de candidats qualifiés.

– Questions inappropriées ou illégales : Comme mentionné précédemment, certaines questions sont illégales ou inappropriées dans le contexte français. Faites preuve de prudence et de connaissance des lois applicables.

– Interprétations hâtives : Évitez de tirer des conclusions trop rapides sur un candidat sur la base de premières impressions ou de stéréotypes.

– Mauvaise gestion du temps : Respectez le temps imparti pour l’entretien et assurez-vous que toutes les questions importantes soient abordées.

– Négligence du suivi : Ne pas communiquer avec le candidat après l’entretien peut donner une mauvaise image de l’entreprise.

En évitant ces erreurs courantes, vous augmentez vos chances de mener un entretien efficace et juste, et de sélectionner le meilleur candidat pour le poste.

10.   Conclusion

10.1. Résumé des points clés

Conduire un entretien d’embauche est un processus complexe qui nécessite une préparation minutieuse, une exécution réfléchie et un suivi attentif. Ce guide a pour but de vous fournir un aperçu complet des meilleures pratiques à adopter pour mener des entretiens d’embauche réussis en France. Du choix des questions à la formation des intervieweurs, en passant par la prise en compte des contraintes légales, chaque étape est cruciale pour le succès du processus de recrutement.

10.2. Invitation à l’action pour les employeurs

Si vous êtes un employeur ou un recruteur en France, nous vous encourageons à mettre en pratique les conseils et les recommandations de ce guide. N’oubliez pas que le recrutement est un investissement à long terme pour votre entreprise. Prendre le temps de bien faire les choses dès le départ vous épargnera des coûts et des maux de tête à long terme.

En suivant ces lignes directrices, vous serez mieux équipé pour mener des entretiens qui non seulement vous aideront à identifier les candidats les plus qualifiés, mais aussi à améliorer votre marque employeur et à créer un environnement de travail plus inclusif et respectueux.